Embora na maioria das empresas os negócios realizados sejam baseados em contratos, apenas uma pequena parcela destas organizações possui uma gestão integrada e eficiente do processo de contratação.

A falta de gestão gera grande morosidade, sobrecarregando os departamentos jurídico e de suprimentos. O risco pelo não-cumprimento das normas regulatórias aumenta e perdas financeiras ocorrem pela falta de controle na fase de execução dos contratos.

Administrar adequadamente todo o processo de contratação tornou-se, portanto, fator decisivo de competitividade, gestão e governança para que corporações com elevado volume de negócios possam maximizar o desempenho dos contratos, reduzir as perdas e os custos com materiais e serviços e ainda garantir o compliance das transações de negócios.

A solução Gestão de Contratos Kaizen, uma das soluções de TI, oferece total automatização do ciclo de vida dos contratos, desde a expedição, execução, renovação e armazenamento, oferecendo facilidades para melhorar os processos em diversas áreas de negócios como: vendas, compras, TI, propriedade intelectual, contas a pagar e a receber e processos jurídicos, reduzindo custos, incrementando as vendas, mitigando os riscos, e ganhando em agilidade e competitividade.

Benefícios do CLM (Gestão de Contratos)

• Agilidade na criação de contratos padrão pré-aprovados pelo Jurídico. Redução do ciclo de expedição do contrato.
• Maior facilidade na busca e acesso aos dados dos contratos. Padronização e maior controle das cláusulas e termos contratuais.
• Garantia de que o contrato foi aprovado devidamente, respeitando as políticas e alçadas. Aderência às regras definidas por regulamentações como ISO e SOX.
• Mitigação dos riscos financeiro, operacional e legal.
• Redução de perdas financeiras através do compliance de transações. Garantia do cumprimento de obrigações e compromissos contratuais.
• Otimização do desempenho geral dos contratos.
• Eliminação dos contratos de prazo indeterminado.
• Melhora no processo da renovação de contratos através da análise dos dados de desempenho.
• Redução dos gastos com materiais e serviços.
• Rastreabilidade de mudanças e garantia de que se estará trabalhando sempre com a versão correta.

Principais Características do CLM (Gestão de Contratos)

Criação baseada em Template

Permite que os usuários dos departamentos requisitem contratos, re-utilizem os modelos padrão (templates) e iniciem a elaboração de forma eletrônica, rápida e segura.

Editores de texto e versionamento

A integração com editores de texto de mercado confere maior agilidade na elaboração de minutas pois possibilita o uso de ferramentas já conhecidas. O controle de versões pode ser feito nos contratos, em seus aditivos, anexos e nos templates de contrato.

Automatização do fluxo de trabalho

Recursos avançados como regras de roteamento do fluxo, regras de alçada, escalonamento de tarefas e alertas sobre pendências agilizam o andamento processual de forma totalmente eletrônica.

Todos tipos de contrato

Suporta contratos de compra (buy-side), venda (sellside), propriedade intelectual e outros tipos de contratos, em diferentes linguagens e moedas.

Repositório único e Busca

Um repositório unificado permite rápido acesso e busca aos metadados e ao conteúdo dos contratos por atributos pré-definidos e palavras-chave presentes no texto da minuta e dos anexos.

Biblioteca de Cláusulas e Termos

Possibilita o reuso de cláusulas e termos em diferentes contratos, facilitando a manutenção e criação de contratos.

Segurança

A segurança é controlada no acesso aos contratos por perfis de usuários. A solução também registra todas as atividades realizadas no contrato e no seu cliclo de vida para auditorias posteriores.

Alertas Automáticos

A gestão do dia-a-dia é controlada por alertas pré-cadastrados e baseados em eventos do contrato, como datas de entregas e datas de vigência, que gerarão ações diversas, como envio de e-mails automáticos e escalonamento de atividades. Avisos automáticos são gerados para controle de milestones e de SLA.

Compliance e Integração com ERP

Controle online das não-conformidades associadas aos contratos através da integração ao ERP, permitindoo rápido endereçamento com diminuição do risco financeiro.

ROI Garantido com CLM (Gestão de Contratos)

• Melhoria de 50% no compliance de transações. Redução de 2% a 7% nos custos de materiais e serviços.
• Melhoria da renovação de contratos de clientes em até 25%.
• Aumento de receita com contratos em até 2%.
• Redução de até 50% no ciclo de contratação.
• Redução de custos administrativos entre 25% e 30%.